En el siguiente artículo repasamos los aspectos más relevantes relacionados con la facturación de la empresa. Analizamos las diferencias entre la factura completa y simplificada. Qué datos deben aparecer en el Libro registro de facturas expedidas. Cuándo nace la obligación de facturar y qué excepciones tiene, así como el caso particular de las facturas expedidas por terceros. Entremos en el análisis.

¿Cuántos tipos de factura se pueden emitir?

Hay dos tipos de facturas: simplificada y completa. La factura «proforma» no tiene valor legal. Es un documento justificante de la operación o servicio contratado. Indicamos seguidamente qué diferencias hay entre una y otra.

Factura simplificada.

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).

Facturas rectificativas.

Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

Las siguientes operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido:

Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.

Ventas o servicios en ambulancia.

Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

Transporte de personas y sus equipajes.

Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.

Salas de baile y discotecas.

Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.

Servicios de peluquerías e institutos de belleza.

Utilización de instalaciones deportivas.

Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

Aparcamiento de vehículos.

Servicios de videoclub.

Tintorerías y lavanderías.

Autopistas de peaje.

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

Entregas intracomunitarias de bienes.

Ventas a distancia de bienes entregados en Península y Baleares y transportados desde otro Estado miembro cuando estén sujetas al IVA español.

Operaciones localizadas en el Península y Baleares en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Las operaciones no localizadas en Península y Baleares si el proveedor o prestador está establecido en Península y Baleares:

Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).

Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

NIF del destinatario y domicilio.

Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Contenido de la factura simplificada.

El contenido de la factura simplificada es el siguiente:

Número y, en su caso, serie.

Fecha de expedición.

Fecha de operación si es distinta de la de expedición.

NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.

Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.

Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”

Contraprestación total.

En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.

Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, mención a la misma: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados.

El Departamento de Gestión Tributaria podrá autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de facturas simplificadas que no incluyan algunos de los requisitos anteriores. Asimismo, este Departamento podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.

Factura completa.

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura completa.

El contenido mínimo de la Factura completa es el siguiente:

Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

a) Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.

b) Las rectificativas.

c) Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

La fecha de su expedición.

Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:

a) Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.

b) Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto.

c) Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en la Península y Baleares, y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, mención a la misma: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados

Libro registro de facturas expedidas.

En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas expedidas por todas las operaciones sujetas al IVA, lo que incluye las operaciones exentas y de autoconsumo, así como las facturas rectificativas.

Contenido del Libro registro de facturas expedidas, en el que se consignará de cada factura:

El número y, en su caso, serie.

La fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.

El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario.

La base imponible de las operaciones.

El tipo impositivo.

La cuota tributaria.

En cualquier caso, se anotarán de forma separada de las restantes operaciones las facturas rectificativas.

Las facturas se registrarán separadamente una a una, aunque pueden:

Sustituirse por asientos resúmenes diarios en los que se harán constar la fecha en que se hayan expedido, base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de facturas o documentos sustitutivos numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha, y los números inicial y final de los documentos anotados, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:

Que en los documentos expedidos no sea preceptiva la identificación del destinatario.

Que las operaciones documentadas se realicen dentro de un mismo mes natural.

Que a las operaciones les sea aplicable el mismo tipo impositivo.

Anotarse en varios asientos correlativos una misma factura cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

 Obligación de facturar.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:

Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.

Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).

Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.

Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.

Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Excepciones a la obligación de facturar.

Existen determinadas excepciones a la obligación de facturar, por las siguientes operaciones:

Las operaciones exentas en virtud del artículo 20 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, con excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.

Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto (salvo las efectuadas en ejecución de garantía).

Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos.

Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades.

Debes expedir factura en los cuatro supuestos citados cuando el destinatario sea un empresario o profesional o un particular que lo exija para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, en las entregas a otro Estado miembro, en las exportaciones y cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, sin perjuicio de tener que expedir un recibo (“recibo agrícola”), por el reintegro de las compensaciones si, a su vez, han adquirido los bienes o servicios a empresarios o profesionales acogidos al citado Régimen especial. En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.

Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que se la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional, con la excepción de las operaciones sujetas y no exentas que se localicen en Península e Islas Baleares o en otro Estado Miembro.

 Facturas expedidas por el destinatario o por terceros.

Los documentos de facturación que debe expedir un empresario o profesional pueden ser confeccionados materialmente por un tercero o por el propio destinatario de la operación (cliente). En cualquier caso, el expedidor de la factura, y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación, por lo que serán sus datos identificativos los que se consignen en el documento (artículo 5 Reglamento de Facturación).

Para ello deben cumplirse los siguientes requisitos:

Deberá existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones, y en él deberán especificarse aquellas a las que se refiera.

Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación. Este procedimiento se ajustará a lo que determinen las partes.

El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas correspondientes a aquéllas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.

Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.

Cuando el destinatario de las operaciones o el tercero que expida las facturas no esté establecido en la Unión Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua, para que la obligación de expedición de la factura se entienda válidamente realizada, bastará la previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la contratación de terceros a los que encomienden su expedición.

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