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IVA. Obligaciones contables y de registro.

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La normativa sobre facturación electrónica entra en vigor en el año 2023 y cobra especial importancia el cumplimiento de los requisitos formales en cuanto al registro contable de las operaciones. Enumeramos seguidamente las diferentes obligaciones de registro en materia de IVA para empresarios y profesionales.

1.- Marco de obligaciones contables y registrales.

Los empresarios deberán llevar los siguientes libros registros:

  1. Libro registro de facturas expedidas.
  2. Libro registro de facturas recibidas.
  3. Libro registro de bienes de inversión.
  4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los libros se llevan de forma alternativa mediante: (a) Procedimiento informático o (b) SII: a través de la Sede electrónica de la AEAT, Suministro electrónico de los registros de facturación. Están obligados al SII las siguientes empresas:

  1. Las empresas que tienen un volumen de facturación > 6M€ en el año inmediatamente anterior.
  2. Las empresas acogidas al régimen de devolución mensual (incluye régimen especial de liquidación IVA importación).
  3. Las empresas acogidas al Régimen especial Grupos de entidades.

Registro de operaciones “interfaz digital”. Las plataformas digitales deben llevar además un registro especial lo suficientemente detallado como para permitir a la Administración tributaria comprobar si el impuesto se ha declarado correctamente y su contenido deberá incluir:

El nombre, la dirección postal y electrónica o el sitio web del proveedor cuyas entregas o prestaciones se faciliten a través de la utilización de la interfaz electrónica, y si están disponibles:

El número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido o el número nacional de identificación fiscal del proveedor; y

El número de la cuenta bancaria o el número de la cuenta virtual del proveedor;

Una descripción de los bienes, su valor, el lugar de llegada de la expedición o transporte, junto con el momento de la entrega y, si se encuentran disponibles, el número de pedido o el número único de transacción;

Una descripción de los servicios, su valor, información para determinar el lugar y el momento de la prestación y, si se encuentran disponibles, el número de pedido o el número único de transacción.

El registro de operaciones “intefaz digital” deberá llevarse por vía electrónica a disposición de los Estados miembros interesados. Se debe mantener por un período de diez años a partir del final del año en que se haya realizado la operación.

2.- Libro registro de facturas expedidas.

2.1.- Obligación genérica: Los empresarios o profesionales deberán llevar y conservar un libro registro de las facturas que hayan expedido, en el que se anotarán, con la debida separación, el total de los referidos documentos.

2.2.- Contenido del Libro de facturas expedidas: en el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas expedidas y se consignarán:

1) El número y, en su caso, serie, la fecha de expedición.

2) La fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la fecha de expedición.

3) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario (cliente).

4) La base imponible de las operaciones.

5) El tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».

6) La cuota tributaria.

7) Si la operación se ha efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja, se deberán incluir lo siguiente:

7.1) Las fechas del cobro, parcial o total, de la operación, con indicación por separado del importe correspondiente, en su caso.

7.2) Indicación de la cuenta bancaria o del medio de cobro utilizado, que pueda acreditar el cobro parcial o total de la operación.

Las empresas acogidas al régimen del suministro electrónico (SII) deberán incluir además la siguiente información:

a) Tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada, así como otros campos de registro electrónico que se aprueben por Orden ministerial.

b) Identificación, en su caso, de si se trata de una rectificación registral por haber incurrido en algún error material al efectuar las anotaciones.

c) Descripción de las operaciones.

d) En el caso de facturas rectificativas se deberán identificar como tales e incluirán la referencia a la factura rectificada o, en su caso, las especificaciones que se modifican.

e) En el caso de facturas que se expidan en sustitución o canje de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, se incluirá la referencia de la factura que se sustituye o de la que se canjea o, en su caso, las especificaciones que se sustituyen o canjean.

f) Las menciones siguientes:

f.1) Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión y otras actividades a las que no se aplique el régimen especial, deberán hacer constar las operaciones que correspondan a cada sector diferenciado de actividad.

f.2) Las operaciones intragrupo que se realicen entre entidades que apliquen el régimen especial de grupo de entidades, que deberán documentarse en factura que cumpla todos los requisitos de la factura completa.

f.3) Las siguientes menciones contenidas en el Reglamento de facturación:

f.3.1) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta, que se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.

f.3.2) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este Reglamento, la mención «facturación por el destinatario».

f.3.3) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

f.3.4) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».

f.3.5) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

f.3.5) En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención «régimen especial del criterio de caja.

f.3.6) Periodo de liquidación de las operaciones que se registran a que se refieren las facturas expedidas.

f.3.7) Indicación de que la operación no se encuentra, en su caso, sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido.

f.3.8) En el caso de que la factura haya sido expedida en virtud de una autorización se incluirá la referencia a la autorización concedida.

f.3.9) En el caso de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, deberá consignar el importe total de la operación.

f.3.10) En el supuesto de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de las agencias de viajes deberá consignar el importe total de la operación.

  1. g) Periodo de liquidación de las operaciones que se registran a que se refieren las facturas expedidas.
  2. h) Indicación de que la operación no se encuentra, en su caso, sujeta al IVA.
  3. i) En el caso de que la factura haya sido expedida en virtud de una autorización en materia de facturación se incluirá la referencia a la autorización concedida.
  4. j) En el caso de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, deberá consignar el importe total de la operación.
  5. k) En el supuesto de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de las agencias de viajes deberá consignar el importe total de la operación.
  6. l) Además, mediante Orden ministerial podrá determinar que, junto a lo anterior, se incluya aquella otra información con transcendencia tributaria.

2.3.- Asientos resúmenes. La anotación individualizada de las facturas a que se refiere el apartado anterior se podrá sustituir por la de asientos resúmenes que tienen una regulación propia en cuanto a su contenido.

2.4.- Facturas rectificativas. Las facturas rectificativas deberán anotarse por separado, consignando:

a) el número.

b) la fecha de expedición.

c) la identificación del proveedor.

d) la base imponible

e) el tipo impositivo.

f) la cuota.

3.- Libro registro de facturas recibidas.

3.1.- Obligación de numerar correlativamente. Las empresas deberán numerar correlativamente todas las facturas, justificantes contables y documentos de Aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial. Esta numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones objetivas que lo justifiquen.

 3.2.- Contenido del libro de facturas recibidas.

 En el libro de facturas recibidas se deben anotar una por una las facturas recibidas, los justificantes contables y documentos de aduanas. Se debe consignar los siguientes datos:

a) el número de recepción.

b) la fecha de expedición.

c) la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento.

d) el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición (proveedor o acreedor).

e) la base imponible.

f) el tipo impositivo.

g) la cuota tributaria.

h) si la operación se encuentra afectada por el régimen especial del criterio de caja se deberá incluir:

1.º Las fechas del pago, parcial o total, de la operación, con indicación por separado del importe correspondiente, en su caso.

2.º Indicación del medio de pago por el que se satisface el importe parcial o total de la operación.

i) En particular, se anotarán las facturas correspondientes a las entregas que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA, indicando la cuota correspondiente a la adquisición intracomunitaria.

j) En caso de bienes adquiridos en común por varias empresas debe consignarse los datos de base y cuota correspondiente a la empresa.

Las empresas acogidas al régimen del suministro electrónico (SII) deberán incluir además la siguiente información:

a) Número y, en su caso, serie que figure en la factura, que sustituirá al número de recepción utilizado por quienes no estén incluidos en el régimen de suministro electrónico (SII).

b) Identificación, en su caso, de si se trata de una rectificación registral.

c) Descripción de las operaciones.

d) Las menciones siguientes:

d.1) Dentro de la aplicación del régimen especial de grupo, se debe indicar la serie especial y datos de la factura completa que se debe expedir en caso de operaciones intragrupo.

d.2) Las siguientes menciones contenidas en el Reglamento de facturación:

d.2.1) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta, que se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.

d.2.2) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este Reglamento, la mención «facturación por el destinatario».

d.2.3) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

d.2.4) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».

d.2.5) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

d.2.6) En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención «régimen especial del criterio de caja.

d.2.7) Periodo de liquidación de las operaciones que se registran a que se refieren las facturas expedidas.

d.2.8) Indicación de que la operación no se encuentra, en su caso, sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido.

d.2.9) En el caso de que la factura haya sido expedida en virtud de una autorización en materia de facturación se incluirá la referencia a la autorización concedida.

d.2.10) En el caso de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, deberá consignar el importe total de la operación.

d.2.11) En el supuesto de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de las agencias de viajes deberá consignar el importe total de la operación.

d.3) Indicación si se trata de una adquisición intracomunitaria de bienes.

e) Cuota tributaria deducible correspondiente al periodo de liquidación en que se realiza la anotación. Incluyendo la información de la regularización de la deducción, en su caso.

f) Periodo de liquidación en el que se registran las operaciones a que se refieren las facturas recibidas.

g) En el caso de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, deberá consignar el importe total de la operación.

h) En el supuesto de las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial de las agencias de viajes deberá consignar el importe total de la operación.

i) En el supuesto de operaciones de importación, se consignará la fecha de contabilización de la operación y el número del correspondiente documento aduanero

j) Además, mediante Orden ministerial podrá determinar que, junto a lo anterior, se incluya aquella otra información con transcendencia tributaria.

Será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos

3.3.- Asientos resúmenes. La anotación individualizada de las facturas a que se refiere el apartado anterior se podrá sustituir por la de asientos resúmenes que tienen una regulación propia en cuanto a su contenido. El asiento resumen global debe contener facturas recibidas de una misma fecha y deben cumplirse dos condiciones previas:

1º) Que el importe total conjunto de las operaciones no exceda de 6.000 euros (IVA no incluido)

2º) Que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros (IVA no incluido).

4.- Libro Registro de bienes de inversión.

4.1.- Contenido del Libro registro de bienes de inversión:

a) Datos de identificación de la factura recibida o documento de aduana del bien de inversión.

b) La fecha del comienzo de su utilización.

c) La prorrata anual definitiva.

d) La regularización anual, si procede, de las deducciones.

e) En caso de entregas de bienes de inversión los datos completos de la regularización.

5.- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

5.1.- Las operaciones intracomunitarias cuya realización origina la obligación de registro específico son las siguientes:

1.º El envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales, valoraciones, dictámenes o las ejecuciones de obra realizados sobre bienes muebles corporales.

2.º Las transferencias de bienes y las adquisiciones intracomunitarias de bienes siguientes:

2º.1) La transferencia de un bien corporal de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlo a las necesidades de aquella en este último.

2.º.2) La afectación a las actividades de una empresa localizada en Península y Baleares de un bien expedido o transportado por ese empresario, o por su cuenta, desde otro Estado miembro en el que el referido bien haya sido producido, extraído, transformado, adquirido o importado por dicha Empresa en el desarrollo de su actividad empresarial realizada en el territorio de este último Estado miembro

3.º El envío o recepción de los bienes comprendidos en un acuerdo de ventas de bienes en consigna.

Con la realización de estas operaciones intracomunitarias nace la obligación de llevar un registro completo y complejo de los datos que afectan a estas operaciones.

Estas son las diferentes obligaciones registrales en materia de IVA vigentes a 31 de octubre de 2022.

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