La nueva normativa de facturación electrónica obligatoria tiene por objetivo que el proceso de facturación por las empresas sea realizado de manera externa por una empresa tercera o por la propia Agencia Tributaria. A partir de su entrada en vigor las empresas solo tendrán que proporcionar a estas nuevas plataformas electrónicas los datos concretos de cada factura para la correspondiente emisión mensual de las facturas.

El Real Decreto 1007/20023 aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. El origen de esta normativa obedece a las exigencias de digitalización y control tributario, para, entre otros motivos, reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales, así como conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de forma segura, no manipulable y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión de las facturas emitidas a la Administración tributaria.

De manera sintética destacamos lo más interesante del mismo, donde se establecen los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad.

Entrada en vigor.

El reglamento entra en vigor el día 8 de diciembre de 2023. No obstante, los empresarios dispondrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas a la nueva normativa. Los desarrolladores y fabricantes de sistemas informáticos deberán tenerlos listos y operativos en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.

Objeto y ámbito territorial de aplicación.

El Reglamento regula los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema y programa informático o electrónico utilizado por las empresas y profesionales para realizar el proceso de facturación.

A qué empresas y profesionales se aplica este Reglamento.

a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, excepto para entidades parcialmente exentas como Fundaciones, Asociaciones, etc., que solo aplica para las operaciones que no estén exentas del Impuesto de Sociedades.

b) Autónomos, contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.

c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

e) Productores y comercializadores de los sistemas informáticos en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos.

La norma no se aplicará a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo. Tampoco se aplica a una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar: recargo de equivalencia o régimen simplificado, determinadas entregas de energía eléctrica, así como la expedición de factura por la Comisión Nacional de Energía en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes y, por último, a las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

Qué sistemas informáticos de facturación pueden utilizarse.

Las empresas que utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de las dos opciones siguientes:

Un sistema informático de una aplicación que cumpla los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y este nuevo Reglamento.

La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.

En cuanto a la facilitación del cumplimiento, los usuarios podrán remitir voluntariamente sus registros de facturación a la Agencia Tributaria a la vez que facturan a su cliente, lo cual permitirá que la Agencia les lleve directamente sus libros registro de IVA para facilitarles la presentación de las declaraciones, y los clientes podrán contrastar sus facturas en la sede de la Agencia.

Qué requisitos deben cumplir los sistemas informáticos de facturación.

Los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados.

En consecuencia, el sistema informático deberá garantizar:

a) La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.

b) La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.

c) La conservación, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.

El sistema informático deberá contar con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.

El sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.

Los sistemas informáticos de facturación deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura. Este registro de facturación de alta tiene un contenido o información concreta que viene establecido en el Reglamento.

En caso de facturación de anulación el sistema informático debe generar un registro paralelo

Los sistemas informáticos deberán añadir una huella o «hash» a los registros de facturación de alta y de anulación. Asimismo, los registros de facturación de alta y de anulación a que se refieren los mencionados artículos deberán ser firmados electrónicamente.

Quién es el responsable del cumplimiento de los requisitos en los sistemas informáticos.

El responsable es la entidad productora del sistema informático, que deberá certificar mediante una declaración responsable que el sistema informático cumple con la normativa. La declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto e incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo y saber su tipología, composición y funcionalidades, así como conocer las características de la instalación del mismo. Además, contendrá los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.

En Alleytax somos especialistas en gestión de la contabilidad, impuestos y nóminas de Pymes.